Política de privacidad

Política de Privacidad y Términos de Uso

CC & PRMC – Corporate Compliance & Political Risk Management Colombia S.A.S., domiciliada en Bogotá, con dirección en Carrera 7 #71–21, Torre B, Piso 15, dirección de correo electrónico contactenos@ccprmc.co (en adelante, la "Firma"), pone a disposición esta política de tratamiento de información (la "Política") para los Titulares de los Datos Personales que serán tratados por la Firma, en cumplimiento de la Ley 1581/2012 y el Decreto 1377/2013.

El propósito principal de esta Política es informar a los Titulares de Datos Personales sobre sus derechos, los procedimientos y mecanismos establecidos por la Firma para hacer valer los derechos de los Titulares, e informar sobre el alcance y propósito del proceso al que estarán sujetos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su consentimiento expreso, previo e informado.

1. Definiciones principales

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que se les da aquí o el significado que les dé la ley aplicable o la jurisprudencia, según dicha ley o jurisprudencia se modifique de tiempo en tiempo.

a) "Autorización": Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) "Base de Datos": Es el conjunto organizado de Datos Personales que estarán sujetos a Tratamiento, ya sea electrónico o no, independientemente de la modalidad para la creación, almacenamiento, organización y acceso de dichos Datos Personales.

c) "Datos Financieros": Son todos los Datos Personales relacionados con el nacimiento, desempeño y extinción de obligaciones monetarias, independientemente de la naturaleza del contrato que los origine, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266/2008 o por cualquier norma complementaria o modificatoria.

d) "Datos Personales": Cualquier información de cualquier tipo, relacionada o que pueda asociarse con una o más personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

e) "Datos Públicos": Los Datos Personales se califican como tales según la ley o la Constitución Política y que no son semiprivados, privados o sensibles. Los datos relacionados con el estado civil de las personas, su profesión u oficio, su condición de comerciante o servidor público, y aquellos que se puedan obtener sin restricción alguna son públicos, entre otros. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, decisiones judiciales debidamente ejecutadas que no estén sujetas a ninguna restricción.

f) "Datos Sensibles": Los Datos Personales que afectan la privacidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, como aquellos que revelan la afiliación sindical, origen racial o étnico, orientación política, religiosa, moral o filosófica, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o que promuevan los intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como datos relacionados con la salud, la vida sexual y datos biométricos.

g) "Encargado del Tratamiento": Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realizará el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) "Parte Autorizada": Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que en virtud de la Autorización y estas Políticas, están autorizadas para Tratar los Datos Personales del Titular. La Parte Autorizada incluye la categoría de Partes Habilitadas.

i) "Autorización": Es la legitimación otorgada expresamente por escrito, mediante un contrato u otro documento, por la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a dichos terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

j) "Responsable del Tratamiento": Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decidirá sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de Datos Personales.

k) "Titular" de Datos Personales: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información registrada en una Base de Datos, y quien es sujeto del derecho de habeas data.

l) "Transferencia": Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando el Encargado del Tratamiento pretenda Tratar dichos Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

m) "Transmisión": Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales por la cual los mismos se comunican internamente o a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga como finalidad realizar cualquier actividad de Tratamiento por el receptor de los Datos Personales.

n) "Tratamiento de Datos Personales": Cualquier operación y procedimiento sistemático, ya sea electrónico o no, que permita la recolección, retención, ordenación, almacenamiento, modificación, relación, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general tratamiento de Datos Personales, así como la transferencia de los mismos a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

2. Principios

En el curso de sus actividades comerciales, la Firma recopilará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En cualquier actividad de Tratamiento de Datos Personales realizada por la Firma, el Responsable del Tratamiento, los Encargados del Tratamiento y/o terceros a quienes se transfieran los Datos Personales deberán cumplir con los principios y normas establecidos en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y cumplir con las obligaciones legales de la Firma. Estos principios son los siguientes:

a) Autorización previa: Todas las actividades de Tratamiento de Datos Personales se llevarán a cabo una vez que se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, a menos que la Ley establezca una excepción a esta regla. En el caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos antes de la Ley, la Firma buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo las disposiciones del Decreto 1377 y cualquier norma consistente.

b) Finalidad autorizada: Todas las actividades de Tratamiento de Datos Personales deben cumplir con los fines mencionados en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos que regulan cada tipo de actividades de Tratamiento de Datos Personales. El propósito de una actividad particular de Tratamiento de Datos Personales debe ser informado al Titular de los Datos Personales en el momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no pueden ser tratados con desprecio a los fines informados y consentidos por los Titulares de los Datos.

c) Calidad de los datos: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, verificables y comprensibles. Cuando se posean Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o engañosos, la Firma debe abstenerse de tratar dichos datos, o debe solicitar al titular de los mismos que complete o corrija la información.

d) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Firma debe proporcionar información sobre la existencia de Datos Personales que conciernen al solicitante. La entrega de esta información se llevará a cabo por el área de la Firma encargada de la protección de datos personales (ver numeral 7 de esta Política). Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser tratados por el personal de la Firma autorizado para hacerlo, o por aquellos que sean responsables de llevar a cabo tales actividades dentro de sus deberes. Los Datos Personales no pueden ser entregados a quienes no tienen una Autorización o que no han sido Autorizados por la Firma para realizar dicho Tratamiento.

e) Naturaleza temporal: La Firma no utilizará la información del titular más allá del tiempo razonable requerido por el propósito informado al Titular de los Datos Personales.

f) Acceso restringido: Excepto por los Datos expresamente autorizados, la Firma no puede poner los Datos Personales a disposición para su acceso a través de Internet o en otros medios masivos, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad para controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

g) Confidencialidad: La Firma siempre debe llevar a cabo el Tratamiento proporcionando medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para mantener la confidencialidad de los datos y evitar que sean alterados, modificados, consultados, utilizados, accedidos, eliminados o conocidos por personas No Autorizadas o por personas Autorizadas y No Autorizadas de manera fraudulenta, o si los Datos Personales se pierden. Cualquier proyecto nuevo que involucre el Tratamiento de Datos Personales debe ser consultado de acuerdo con esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta norma.
h) Confidencialidad y Tratamiento Posterior: Cualquier Dato Personal que no sea Dato Público debe ser considerado confidencial por el Responsable del Tratamiento, incluso si la relación contractual o el vínculo entre el Titular de los Datos Personales y la Firma ha terminado. Al terminar dicho vínculo, los Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con esta Política y con la Ley.

i) Individualidad: La Firma mantendrá bases de datos separadas en las cuales actúa como Responsable del Tratamiento de las bases de datos de las cuales es Responsable.

j) Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que lo justifique el propósito para el cual son Tratados.

3. Tratamiento y finalidad

Los Datos Personales tratados por la Firma deben estar estrictamente sujetos únicamente a las finalidades indicadas a continuación. Asimismo, el Responsable del Tratamiento o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la ley o contrato, se asegurarán de que dicho Tratamiento se limite a las siguientes finalidades:

a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de los registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.

b) Cumplir con los procesos internos de la Firma en lo que respecta a la gestión de proveedores y contratistas.

c) Cumplir con los acuerdos de servicio suscritos con los clientes.

d) Proporcionar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir con los acuerdos de servicio suscritos, incluyendo, pero no limitado a, la verificación de las afiliaciones y derechos de las personas a las que los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para la comercialización de servicios o productos existentes o nuevos.

e) Cualquier otro fin determinado por el Responsable del Tratamiento para la obtención de Datos Personales comunicado a los Titulares en el momento de la recopilación de los datos personales.

f) El control y prevención del fraude y lavado de activos, incluyendo, pero no limitado a, listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el Sistema de Gestión de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT).

g) El proceso de archivo y actualización de sistemas para la protección y custodia de la información y bases de datos de la Firma.

h) Procesos dentro de la Firma, para fines de desarrollo o gestión operativa y/o de sistemas.

i) La transmisión de datos a terceros con quienes se hayan suscrito contratos para este fin, para fines comerciales, administrativos, de marketing y/o operativos, incluyendo, pero no limitado a, la emisión de identificaciones, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

j) Mantener y procesar, mediante computadora o utilizando otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente para proporcionar los servicios y productos relevantes.

k) Los demás fines determinados por el Responsable del Tratamiento para la obtención de Datos Personales, con el fin de cumplir con las obligaciones legales y regulatorias y con las políticas de la Firma.

4 Derechos de los Titulares de Datos Personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales ante la Firma o ante el Responsable del Tratamiento de los mismos. Este derecho puede ser ejercido, entre otros, respecto a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, a menos que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.

c) Presentar solicitudes a la Firma o al Responsable del Tratamiento respecto al uso que se ha dado a sus Datos Personales, y recibir tal información de ellos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por violaciones a la Ley.

e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado, mediante un acto administrativo final, que en el Tratamiento de dichos Datos Personales la Firma o cualquier Responsable del Tratamiento ha actuado en contra de la Ley, o cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener los Datos Personales en la base de datos del Responsable del Tratamiento correspondiente.

f) Solicitar acceso y tener acceso gratuito a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377/2013.

g) Estar al tanto de las modificaciones realizadas a los términos de esta Política de manera eficiente antes de la implementación de nuevas modificaciones o, de lo contrario, de la nueva política de tratamiento de información.

h) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.

i) Tener fácil acceso a los Datos Personales bajo el control de la Firma para ejercer efectivamente los derechos otorgados a los Titulares por la Ley.

j) Conocer el área o persona autorizada por la Firma con quien pueden presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud respecto a sus Datos Personales.

Los Titulares pueden ejercer sus derechos legales y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, presentando su cédula de identidad o documento de identificación original. Los menores de edad pueden ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o adultos que tengan la autoridad parental, quienes deben probarlo mediante la documentación correspondiente. Asimismo, los derechos de los Titulares pueden ser ejercidos por los sucesores en título que acrediten tal condición, por el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y por aquellos que hayan estipulado a favor de otro o para otro.

5. Responsable de la Protección de Datos Personales

La firma cuenta con un área responsable de recibir y atender solicitudes, quejas, reclamaciones e inquietudes de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada del Servicio al Cliente procesará las consultas y reclamaciones relacionadas con los Datos Personales de acuerdo con la Ley y esta Política.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con los Datos Personales son las siguientes:

a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, procesarlas y responderlas con base en la Ley o estas Políticas, tales como: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de eliminación de Datos Personales cuando el Titular presenta una copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando se realicen de acuerdo con la Ley.

b) Responder a los Titulares de los Datos Personales respecto a solicitudes que no sean apropiadas de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto del Servicio al Cliente son los siguientes:

Dirección: Carrera 7 #71–21, Torre B, Piso 15

Correo electrónico: contactenos@ccprmc.co

Cargo de la persona de contacto: Responsable del Servicio al Cliente

Vigencia
Esta Política entra en vigor a partir del 25 de enero. Los Datos Personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en los criterios de temporalidad y necesidad, durante el tiempo necesario para los fines mencionados en esta Política para los cuales fueron recopilados.

Procedimientos de quejas

1. Consultas

La Firma cuenta con mecanismos para que el Titular, sus sucesores en título, representantes y/o apoderados, aquellos que han sido estipulados a favor de otro o para otro, y/o los representantes de Titulares menores de edad, realicen consultas sobre cuáles son los Datos Personales del Titular registrados en las Bases de Datos de la Firma.

Estos mecanismos pueden ser electrónicos, a través del correo electrónico de Atención al Cliente contactenos@ccprmc.co, donde se recibirán las solicitudes, quejas y reclamaciones.

Independientemente del medio, la Firma conservará evidencia de la consulta y su respuesta.

a) Si el solicitante está habilitado para formular la consulta, de acuerdo con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, la Firma recopilará toda la información sobre el Titular contenida en el registro individual de esa persona o relacionada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la Firma y se le hará saber al solicitante.

b) La persona responsable de responder a la consulta responderá al solicitante siempre que tenga derecho a ello porque es el Titular de los Datos Personales, su sucesor en título, apoderado, representante, cuando haya sido estipulado por otro o para otro, o el representante legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles desde la fecha en que la solicitud fue recibida por la Firma.

c) Si la solicitud no puede ser atendida dentro de los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para informarle las razones por las cuales el estado de su solicitud está en proceso. Para este propósito, se utilizarán los mismos medios o similares utilizados por el Titular para comunicar su solicitud.

d) La respuesta final a todas las solicitudes no tomará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.

2. Reclamaciones

La Firma cuenta con mecanismos para que el Titular, sus sucesores en título, representante y/o apoderado, aquellos estipulados por otro o para otro, y/o los representantes de Titulares menores de edad, presenten reclamaciones respecto a (i) los Datos Personales Procesados por la Firma que deben ser corregidos, actualizados o eliminados, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes legales de la Firma.

Estos mecanismos pueden ser electrónicos, a través del correo electrónico de Atención al Cliente contactenos@ccprmc.co, donde se recibirán las solicitudes, quejas y reclamaciones.

La reclamación debe ser presentada por el Titular, sus sucesores en título o representantes o personas autorizadas de acuerdo con la Ley 1581 y el Decreto 1377, de la siguiente manera:

Debe ser dirigida a CC & PRMC – Corporate Compliance & Political Risk Management Colombia S.A.S. electrónicamente en el correo electrónico contactenos@ccprmc.co.
Debe contener el nombre y documento de identificación del Titular.
Debe contener una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación y el propósito buscado (actualización, corrección o eliminación, o cumplimiento de deberes).
Debe indicar la dirección y detalles de contacto y documento de identificación del reclamante.
Debe estar acompañada por toda la documentación que el reclamante desee hacer valer.

La Firma, antes de responder a la reclamación, verificará la identidad del Titular de los Datos Personales, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para este propósito, puede requerir la cédula de identidad o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales o documentos que puedan ser requeridos según el caso.

Si la reclamación o la documentación adicional está incompleta, la Firma solicitará al reclamante solo una vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación que subs

ane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requeridas dentro de los dos (2) meses desde la fecha de la reclamación inicial, se considerará que ha renunciado a la reclamación.

Si por alguna razón la persona que recibe la reclamación en la Firma no es competente para resolverla, la transferirá al Responsable del Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la reclamación y deberá informar al reclamante de esto.

Una vez recibida la reclamación con la documentación completa, se incluirá una leyenda en la Base de Datos de la Firma donde se registren los Datos del Titular objeto de la reclamación que dirá "reclamación en proceso" y el motivo de la misma, dentro de los dos (2) días hábiles. Esta leyenda debe mantenerse hasta que se resuelva la reclamación.

El plazo máximo para atender la reclamación será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la reclamación dentro de dicho plazo, se informará al interesado de las razones del retraso y de la fecha en que se atenderá la reclamación, que en ningún caso podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

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